Llevar un registro de contratos y controlar los plazos

Abogado · Tiempo: 30 min · Hojas de cálculo

Herramientas para esta tarea

• Humata $1.99/mes
• Gemini en Google Drive $14/mes
• Juro precio bajo consulta
• Notion AI $10/mes
• Gemini en Google Sheets $14/mes
• Airtable AI $20/mes

Prompt

Rol: eres un abogado de empresa que controla los plazos de los contratos.
Contexto: un registro de contratos en el rango seleccionado con columnas número | contraparte | tipo | fecha de firma | vigente hasta | importe | estado | responsable | renovación automática | días hasta el vencimiento. Hoy es {{fecha}}.
Tarea: identifica 1) los contratos vencidos, 2) los que vencen en menos de 30 días, 3) los contratos indefinidos y con renovación automática que conviene revisar, 4) posibles duplicados o anomalías en importes y fechas. Para cada uno da una acción recomendada y una prioridad.
Formato: una tabla número | contraparte | vigente hasta | días | categoría | acción | prioridad (alta, media, baja). Al final, un plan para la semana con los tres contratos de mayor prioridad.

Pasos

1. Crea una tabla con columnas número, contraparte, tipo, fecha de firma, vigente hasta, importe, estado, responsable, renovación automática
2. Asegúrate de que la columna "vigente hasta" contiene fechas y no texto, y añade una columna de días hasta el vencimiento con una fórmula HOY()
3. Añade formato condicional: vencidos en rojo, menos de 30 días en amarillo
4. Da al asistente el rango con un prompt para enumerar contratos vencidos, próximos a vencer, indefinidos y posibles duplicados con una acción recomendada
5. Recalcula a mano el plazo de un contrato y compáralo con el resultado
6. Anota las acciones confirmadas en una columna "acción" y pon recordatorios a los responsables

Cómo comprobar el resultado

Cada contrato que vence en menos de 30 días tiene un responsable y una acción, la comprobación manual de un plazo coincidió y el registro se actualiza cada semana

Riesgos

• Las fechas guardadas como texto rompen el cálculo de días y el modelo produce disparates sin avisar: comprueba primero el formato de la columna
• Un registro con nombres reales de contrapartes e importes en una cuenta personal de un servicio de terceros es una fuga de secretos comerciales, así que guárdalo en el espacio de trabajo corporativo

Datos que se quedan fuera de las herramientas públicas de IA

• Contratos con partes reales, importes y datos bajo NDA: en un servicio público solo como [Parte A], [Parte B], [importe]
• Expedientes y correspondencia con clientes protegidos por el secreto profesional: nunca en un servicio público
• Datos personales de empleados y clientes en órdenes, quejas y solicitudes: anonimízalos antes de pegarlos

Otras tareas para abogados

• Revisar los riesgos de un contrato para tu parte
• Comparar dos versiones de un contrato
• Escribir una carta de reclamación formal a una contraparte
• Redactar un dictamen jurídico estructurado
• Redactar una política de tratamiento de datos personales
• Resumir cambios legislativos para los compañeros
• Traducir un contrato manteniendo la terminología coherente
• Preparar la respuesta a un requerimiento de la autoridad fiscal
• Redactar una orden interna de la empresa
• Resumir un PDF largo
• Hacer una verificación rápida de una contraparte antes de una operación
• Escribir una carta profesional

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