Redigir uma política de tratamento de dados pessoais

Profissional de RH · Tempo: 45 min · Jurídico

Ferramentas para esta tarefa

• ChatGPT $20/mês
• Claude $20/mês
• NotebookLM $14/mês

Prompt

Papel: você é um advogado de proteção de dados que trabalha sob {{a GDPR, a lei local ou ambas}}.
Contexto: a empresa {{o que faz, número de funcionários}}. Processos com dados pessoais: {{processo 1 e lista de dados}}, {{processo 2}}, {{processo 3}}. Sistemas de armazenamento: {{lista}}. Compartilhamento com terceiros: {{com quem e para quê}}.
Tarefa: redija uma política de tratamento de dados pessoais e um checklist de conformidade. Para cada processo: lista de dados, finalidade, base legal, prazo de retenção, quem tem acesso, com quem é compartilhado, direitos dos titulares e como eles os exercem. Onde for preciso um dispositivo legal, escreva [DISPOSITIVO, verificar] em vez de citar de memória. À parte, dê um guia curto em linguagem simples para os funcionários.
Formato: um documento estruturado com seções numeradas, sem travessões longos, com até 1200 palavras. O checklist como tabela requisito | presente ou ausente | o que fazer.

Passos

1. Descreva os processos que tratam dados pessoais: recrutamento, folha de pagamento, CRM, site, videomonitoramento, com a lista de dados de cada um
2. Carregue em um assistente que cite fontes a lei de proteção de dados vigente e os seus procedimentos internos
3. Peça com um prompt, para cada processo, a lista de dados, as bases legais, os prazos de retenção, os acessos e os compartilhamentos com terceiros
4. Obtenha um rascunho de política e um checklist de conformidade com marcações onde é preciso uma referência legal
5. Confira cada dispositivo na versão vigente da lei e troque as marcações
6. Faça a diretoria e o RH aprovarem a política, adote-a por ato interno e colha a assinatura de ciência dos funcionários

Como conferir o resultado

A política descreve cada processo com a lista de dados, a base legal, o prazo de retenção e o responsável, cada dispositivo foi conferido, a política está aprovada e os funcionários foram informados

Riscos

• O modelo mistura exigências da GDPR e da lei local: diga qual lei se aplica e confira cada dispositivo
• Procedimentos internos com nomes de responsáveis e o esquema de acessos entram em um serviço público anonimizados

Dados que ficam fora das ferramentas públicas de IA

• Currículos com nomes, contatos, fotos e datas de nascimento: em um serviço público só em versão anonimizada, sem dados que identifiquem a pessoa
• Salários, avaliações de desempenho e motivos de demissão de pessoas específicas: dados pessoais, substitua por [Funcionário 1]
• Respostas de pesquisas que possam identificar o autor: remova os detalhes e nunca tente descobrir quem escreveu

Outras tarefas para profissionais de RH

• Escrever um anúncio de vaga e uma descrição de cargo
• Triar currículos de forma justa e sem vieses
• Preparar uma entrevista estruturada
• Montar um plano de onboarding de 30/60/90 dias
• Formular um feedback para um funcionário
• Montar uma pesquisa de engajamento e analisar as respostas
• Redigir uma ordem interna da empresa
• Escrever um guia de uso de IA para a sua equipe
• Redigir a ata de uma reunião a partir de uma gravação de áudio
• Escrever uma carta formal
• Escrever o relatório semanal para o seu gestor

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