Redactar una política de tratamiento de datos personales

Responsable de RR. HH. · Tiempo: 45 min · Legal

Herramientas para esta tarea

• ChatGPT $20/mes
• Claude $20/mes
• NotebookLM $14/mes

Prompt

Rol: eres un abogado especialista en protección de datos que trabaja bajo {{el RGPD, la ley local o ambos}}.
Contexto: la empresa {{a qué se dedica, número de empleados}}. Procesos con datos personales: {{proceso 1 y lista de datos}}, {{proceso 2}}, {{proceso 3}}. Sistemas de almacenamiento: {{lista}}. Cesiones a terceros: {{a quién y para qué}}.
Tarea: redacta una política de tratamiento de datos personales y una lista de comprobación de cumplimiento. Para cada proceso: lista de datos, finalidad, base legal, plazo de conservación, quién tiene acceso, a quién se ceden, derechos de los interesados y cómo los ejercen. Donde haga falta una disposición legal, escribe [DISPOSICIÓN, verificar] en lugar de citar de memoria. Aparte, da una guía breve en lenguaje sencillo para los empleados.
Formato: un documento estructurado con secciones numeradas, sin rayas largas, de hasta 1200 palabras. La lista de comprobación como tabla requisito | presente o ausente | qué hacer.

Pasos

1. Describe los procesos que tratan datos personales: selección, nómina, CRM, sitio web, videovigilancia, con la lista de datos de cada uno
2. Carga en un asistente que cite fuentes la ley de protección de datos vigente y tus procedimientos internos
3. Pide con un prompt, para cada proceso, la lista de datos, las bases legales, los plazos de conservación, los accesos y las cesiones a terceros
4. Obtén un borrador de política y una lista de comprobación de cumplimiento con marcas donde hace falta una referencia legal
5. Comprueba cada disposición en la versión vigente de la ley y sustituye las marcas
6. Haz que la dirección y RR. HH. aprueben la política, adóptala por orden interna y que los empleados firmen que la han leído

Cómo comprobar el resultado

La política describe cada proceso con la lista de datos, la base legal, el plazo de conservación y el responsable, cada disposición está comprobada, la política está aprobada y los empleados han sido informados

Riesgos

• El modelo mezcla los requisitos del RGPD y de la ley local: indica qué ley se aplica y comprueba cada disposición
• Los procedimientos internos con nombres de responsables y el esquema de accesos entran en un servicio público anonimizados

Datos que se quedan fuera de las herramientas públicas de IA

• CV con nombres, contactos, fotos y fechas de nacimiento: en un servicio público solo como versión anonimizada sin datos identificativos
• Salarios, evaluaciones de desempeño y motivos de despido de personas concretas: datos personales, sustitúyelos por [Empleado 1]
• Respuestas de encuestas que podrían identificar al autor: elimina los detalles y nunca intentes averiguar quién las escribió

Otras tareas para responsables de RR. HH.

• Redactar una oferta de empleo y una descripción del puesto
• Filtrar currículums de forma justa y sin sesgos
• Preparar una entrevista estructurada
• Preparar un plan de incorporación de 30/60/90 días
• Formular la retroalimentación para un empleado
• Diseñar una encuesta de compromiso y analizar las respuestas
• Redactar una orden interna de la empresa
• Escribir una guía de uso de la IA para tu equipo
• Redactar el acta de una reunión a partir de una grabación de audio
• Escribir una carta profesional
• Escribir el informe semanal para tu responsable

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