Llevar un registro de contratos y controlar los plazos

Responsable de compras · Tiempo: 30 min · Hojas de cálculo

Herramientas para esta tarea

• Copilot en Excel $20/mes
• Gemini en Google Sheets $14/mes
• Airtable AI $20/mes
• Gemini en Google Drive $14/mes
• Humata $1.99/mes
• Make $9/mes

Prompt

Rol: eres un abogado de empresa que controla los plazos de los contratos.
Contexto: un registro de contratos en el rango seleccionado con columnas número | contraparte | tipo | fecha de firma | vigente hasta | importe | estado | responsable | renovación automática | días hasta el vencimiento. Hoy es {{fecha}}.
Tarea: identifica 1) los contratos vencidos, 2) los que vencen en menos de 30 días, 3) los contratos indefinidos y con renovación automática que conviene revisar, 4) posibles duplicados o anomalías en importes y fechas. Para cada uno da una acción recomendada y una prioridad.
Formato: una tabla número | contraparte | vigente hasta | días | categoría | acción | prioridad (alta, media, baja). Al final, un plan para la semana con los tres contratos de mayor prioridad.

Pasos

1. Crea una tabla con columnas número, contraparte, tipo, fecha de firma, vigente hasta, importe, estado, responsable, renovación automática
2. Asegúrate de que la columna "vigente hasta" contiene fechas y no texto, y añade una columna de días hasta el vencimiento con una fórmula HOY()
3. Añade formato condicional: vencidos en rojo, menos de 30 días en amarillo
4. Da al asistente el rango con un prompt para enumerar contratos vencidos, próximos a vencer, indefinidos y posibles duplicados con una acción recomendada
5. Recalcula a mano el plazo de un contrato y compáralo con el resultado
6. Anota las acciones confirmadas en una columna "acción" y pon recordatorios a los responsables

Cómo comprobar el resultado

Cada contrato que vence en menos de 30 días tiene un responsable y una acción, la comprobación manual de un plazo coincidió y el registro se actualiza cada semana

Riesgos

• Las fechas guardadas como texto rompen el cálculo de días y el modelo produce disparates sin avisar: comprueba primero el formato de la columna
• Un registro con nombres reales de contrapartes e importes en una cuenta personal de un servicio de terceros es una fuga de secretos comerciales, así que guárdalo en el espacio de trabajo corporativo

Datos que se quedan fuera de las herramientas públicas de IA

• Precios y condiciones de proveedores en ofertas cerradas: secreto comercial de ambas partes, en un servicio con códigos
• Planes y presupuestos anuales de compras: antes de anunciar una licitación, solo dentro de un entorno corporativo
• Contratos con partes e importes reales: en un servicio público como [Parte A], [Parte B], [importe]

Otras tareas para responsables de compras

• Hacer una verificación rápida de una contraparte antes de una operación
• Preparar una revisión de precios de la competencia
• Revisar los riesgos de un contrato para tu parte
• Comparar dos versiones de un contrato
• Escribir una carta de reclamación formal a una contraparte
• Encontrar discrepancias en un acta de conciliación con una contraparte
• Escribir un correo a un socio extranjero en su idioma
• Traducir un contrato manteniendo la terminología coherente
• Obtener una fórmula de hoja de cálculo a partir de una petición en lenguaje corriente
• Escribir una carta profesional

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