Conferir os campos obrigatórios de um documento de origem

Contador · Tempo: 10 min · Finanças

Ferramentas para esta tarefa

• ChatGPT $20/mês
• Claude $20/mês
• Gemini $14/mês

Prompt

Papel: você é um contador que recebe documentos de origem para a contabilidade.
Contexto: a imagem mostra um(a) {{tipo: nota de entrega, termo de aceite de serviços, fatura, conhecimento de transporte}}. Campos obrigatórios pela nossa política contábil: {{lista de campos}}.
Tarefa: confira cada campo da lista. Para cada um, diga se está presente e cite o que está escrito exatamente. Aponte à parte os pontos duvidosos: texto ilegível, divergência entre o valor em números e por extenso, uma data posterior a hoje, falta de assinatura ou de cargo.
Formato: uma tabela campo | presente ou ausente | o que está escrito | observações. No fim, uma conclusão: aceitar na contabilidade ou devolver, e uma lista de correções. Se não conseguir ler um trecho, escreva "ilegível" em vez de adivinhar.

Passos

1. Fotografe ou digitalize o documento e cubra os dados das partes se for trabalhar em um serviço público
2. Monte uma lista de campos obrigatórios para esse tipo de documento a partir da sua política contábil
3. Dê ao assistente a imagem e a lista com um prompt para conferir cada item
4. Obtenha uma tabela: campo, presente ou ausente, o que está escrito exatamente, observações
5. Confira no original os itens que o modelo marcou como ausentes ou duvidosos
6. Devolva o documento ao fornecedor com uma lista de correções ou aceite-o na contabilidade

Como conferir o resultado

Cada campo da lista tem uma marcação e uma citação do documento, uma conferência por amostragem de dois itens no original bateu e o documento foi aceito ou devolvido com uma lista concreta

Riscos

• O modelo lê digitalizações borradas com erros nos dígitos: confira a olho valores e datas no original
• Um documento com dados das partes, números fiscais e assinaturas entra em um serviço público com os dados cobertos

Dados que ficam fora das ferramentas públicas de IA

• Nomes, números de identificação fiscal, datas de nascimento e salários de funcionários: em um serviço público só como [Funcionário 1] e [valor]
• Números de conta, números fiscais e nomes de contrapartes de extratos bancários e do balancete: sigilo bancário e comercial, substitua por códigos C1, C2
• Chaves de assinatura digital e senhas do internet banking ou do portal do contribuinte: nunca, em lugar nenhum

Outras tarefas para contadores

• Conciliar o balancete com o banco e os documentos de origem
• Classificar um extrato bancário por linha de fluxo de caixa
• Encontrar divergências em um termo de conciliação com uma contraparte
• Preparar a resposta a uma solicitação da autoridade fiscal
• Escrever um lembrete de pagamento em atraso
• Obter uma fórmula de planilha a partir de um pedido em linguagem comum
• Resumir mudanças na legislação para os colegas
• Analisar os desvios do orçamento, realizado versus orçado
• Explicar os números ao dono do negócio
• Redigir uma ordem interna da empresa
• Escrever uma carta formal
• Resumir um PDF longo
• Manter um registro de contratos e controlar os prazos

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