Manter um registro de contratos e controlar os prazos

Contador · Tempo: 30 min · Planilhas

Ferramentas para esta tarefa

• Gemini no Google Sheets $14/mês
• Copilot no Excel $20/mês
• Humata $1.99/mês
• Make $9/mês
• Gemini no Google Drive $14/mês
• Airtable AI $20/mês

Prompt

Papel: você é um advogado corporativo que controla os prazos dos contratos.
Contexto: um registro de contratos no intervalo selecionado com colunas número | contraparte | tipo | data de assinatura | válido até | valor | status | responsável | renovação automática | dias até o vencimento. Hoje é {{data}}.
Tarefa: identifique 1) os contratos vencidos, 2) os que vencem em menos de 30 dias, 3) os contratos por prazo indeterminado e com renovação automática que vale revisar, 4) possíveis duplicados ou anomalias em valores e datas. Para cada um dê uma ação recomendada e uma prioridade.
Formato: uma tabela número | contraparte | válido até | dias | categoria | ação | prioridade (alta, média, baixa). No fim, um plano para a semana com os três contratos de maior prioridade.

Passos

1. Crie uma tabela com colunas número, contraparte, tipo, data de assinatura, válido até, valor, status, responsável, renovação automática
2. Garanta que a coluna "válido até" tenha datas e não texto, e acrescente uma coluna de dias até o vencimento com uma fórmula HOJE()
3. Acrescente formatação condicional: vencidos em vermelho, menos de 30 dias em amarelo
4. Dê ao assistente o intervalo com um prompt para listar contratos vencidos, a vencer, por prazo indeterminado e possíveis duplicados, com uma ação recomendada
5. Recalcule à mão o prazo de um contrato e compare com o resultado
6. Registre as ações confirmadas em uma coluna "ação" e crie lembretes para os responsáveis

Como conferir o resultado

Cada contrato que vence em menos de 30 dias tem um responsável e uma ação, a conferência manual de um prazo bateu e o registro é atualizado toda semana

Riscos

• Datas gravadas como texto quebram o cálculo de dias e o modelo produz bobagens em silêncio: confira primeiro o formato da coluna
• Um registro com nomes reais de contrapartes e valores em uma conta pessoal de um serviço de terceiros é vazamento de segredo comercial, então mantenha-o no espaço de trabalho corporativo

Dados que ficam fora das ferramentas públicas de IA

• Nomes, números de identificação fiscal, datas de nascimento e salários de funcionários: em um serviço público só como [Funcionário 1] e [valor]
• Números de conta, números fiscais e nomes de contrapartes de extratos bancários e do balancete: sigilo bancário e comercial, substitua por códigos C1, C2
• Chaves de assinatura digital e senhas do internet banking ou do portal do contribuinte: nunca, em lugar nenhum

Outras tarefas para contadores

• Conciliar o balancete com o banco e os documentos de origem
• Classificar um extrato bancário por linha de fluxo de caixa
• Encontrar divergências em um termo de conciliação com uma contraparte
• Conferir os campos obrigatórios de um documento de origem
• Preparar a resposta a uma solicitação da autoridade fiscal
• Escrever um lembrete de pagamento em atraso
• Obter uma fórmula de planilha a partir de um pedido em linguagem comum
• Resumir mudanças na legislação para os colegas
• Analisar os desvios do orçamento, realizado versus orçado
• Explicar os números ao dono do negócio
• Redigir uma ordem interna da empresa
• Escrever uma carta formal
• Resumir um PDF longo

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