Llevar un registro de contratos y controlar los plazos

Contador · Tiempo: 30 min · Hojas de cálculo

Herramientas para esta tarea

• Gemini en Google Sheets $14/mes
• Copilot en Excel $20/mes
• Humata $1.99/mes
• Make $9/mes
• Gemini en Google Drive $14/mes
• Airtable AI $20/mes

Prompt

Rol: eres un abogado de empresa que controla los plazos de los contratos.
Contexto: un registro de contratos en el rango seleccionado con columnas número | contraparte | tipo | fecha de firma | vigente hasta | importe | estado | responsable | renovación automática | días hasta el vencimiento. Hoy es {{fecha}}.
Tarea: identifica 1) los contratos vencidos, 2) los que vencen en menos de 30 días, 3) los contratos indefinidos y con renovación automática que conviene revisar, 4) posibles duplicados o anomalías en importes y fechas. Para cada uno da una acción recomendada y una prioridad.
Formato: una tabla número | contraparte | vigente hasta | días | categoría | acción | prioridad (alta, media, baja). Al final, un plan para la semana con los tres contratos de mayor prioridad.

Pasos

1. Crea una tabla con columnas número, contraparte, tipo, fecha de firma, vigente hasta, importe, estado, responsable, renovación automática
2. Asegúrate de que la columna "vigente hasta" contiene fechas y no texto, y añade una columna de días hasta el vencimiento con una fórmula HOY()
3. Añade formato condicional: vencidos en rojo, menos de 30 días en amarillo
4. Da al asistente el rango con un prompt para enumerar contratos vencidos, próximos a vencer, indefinidos y posibles duplicados con una acción recomendada
5. Recalcula a mano el plazo de un contrato y compáralo con el resultado
6. Anota las acciones confirmadas en una columna "acción" y pon recordatorios a los responsables

Cómo comprobar el resultado

Cada contrato que vence en menos de 30 días tiene un responsable y una acción, la comprobación manual de un plazo coincidió y el registro se actualiza cada semana

Riesgos

• Las fechas guardadas como texto rompen el cálculo de días y el modelo produce disparates sin avisar: comprueba primero el formato de la columna
• Un registro con nombres reales de contrapartes e importes en una cuenta personal de un servicio de terceros es una fuga de secretos comerciales, así que guárdalo en el espacio de trabajo corporativo

Datos que se quedan fuera de las herramientas públicas de IA

• Nombres, números de identificación fiscal, fechas de nacimiento y salarios de empleados: en un servicio público solo como [Empleado 1] y [importe]
• Números de cuenta, números fiscales y nombres de contrapartes de extractos bancarios y del balance de comprobación: secreto bancario y comercial, sustitúyelos por códigos C1, C2
• Claves de firma digital y contraseñas de la banca en línea o del portal del contribuyente: nunca y en ningún sitio

Otras tareas para contadores

• Conciliar el balance de comprobación con el banco y los documentos fuente
• Clasificar un extracto bancario por partidas de flujo de caja
• Encontrar discrepancias en un acta de conciliación con una contraparte
• Comprobar los campos obligatorios de un documento fuente
• Preparar la respuesta a un requerimiento de la autoridad fiscal
• Escribir un recordatorio de pago vencido
• Obtener una fórmula de hoja de cálculo a partir de una petición en lenguaje corriente
• Resumir cambios legislativos para los compañeros
• Analizar las desviaciones del presupuesto, real frente a plan
• Explicar las cifras al propietario del negocio
• Redactar una orden interna de la empresa
• Escribir una carta profesional
• Resumir un PDF largo

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