Conferir os campos obrigatórios de um documento de origem

Gerente de logística · Tempo: 10 min · Finanças

Ferramentas para esta tarefa

• ChatGPT $20/mês
• Claude $20/mês
• Gemini $14/mês

Prompt

Papel: você é um contador que recebe documentos de origem para a contabilidade.
Contexto: a imagem mostra um(a) {{tipo: nota de entrega, termo de aceite de serviços, fatura, conhecimento de transporte}}. Campos obrigatórios pela nossa política contábil: {{lista de campos}}.
Tarefa: confira cada campo da lista. Para cada um, diga se está presente e cite o que está escrito exatamente. Aponte à parte os pontos duvidosos: texto ilegível, divergência entre o valor em números e por extenso, uma data posterior a hoje, falta de assinatura ou de cargo.
Formato: uma tabela campo | presente ou ausente | o que está escrito | observações. No fim, uma conclusão: aceitar na contabilidade ou devolver, e uma lista de correções. Se não conseguir ler um trecho, escreva "ilegível" em vez de adivinhar.

Passos

1. Fotografe ou digitalize o documento e cubra os dados das partes se for trabalhar em um serviço público
2. Monte uma lista de campos obrigatórios para esse tipo de documento a partir da sua política contábil
3. Dê ao assistente a imagem e a lista com um prompt para conferir cada item
4. Obtenha uma tabela: campo, presente ou ausente, o que está escrito exatamente, observações
5. Confira no original os itens que o modelo marcou como ausentes ou duvidosos
6. Devolva o documento ao fornecedor com uma lista de correções ou aceite-o na contabilidade

Como conferir o resultado

Cada campo da lista tem uma marcação e uma citação do documento, uma conferência por amostragem de dois itens no original bateu e o documento foi aceito ou devolvido com uma lista concreta

Riscos

• O modelo lê digitalizações borradas com erros nos dígitos: confira a olho valores e datas no original
• Um documento com dados das partes, números fiscais e assinaturas entra em um serviço público com os dados cobertos

Dados que ficam fora das ferramentas públicas de IA

• Rotas, horários e locais de armazenagem da carga: informação sensível para a segurança, em um serviço só em termos gerais
• Preços e condições contratuais das transportadoras: segredo comercial, chame a transportadora de [Transportadora 1]
• Nomes de motoristas, dados de passaporte e placas de veículos: dados pessoais, anonimize

Outras tarefas para gerentes de logística

• Obter uma fórmula de planilha a partir de um pedido em linguagem comum
• Escrever uma carta formal
• Escrever uma notificação formal de reclamação a uma contraparte
• Manter um registro de contratos e controlar os prazos
• Fazer uma verificação rápida de uma contraparte antes de um negócio
• Escrever um e-mail a um parceiro estrangeiro no idioma dele
• Traduzir um contrato mantendo a terminologia consistente
• Analisar avaliações de clientes por tema
• Escrever o relatório semanal para o seu gestor

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