Comprobar los campos obligatorios de un documento fuente

Responsable de logística · Tiempo: 10 min · Finanzas

Herramientas para esta tarea

• ChatGPT $20/mes
• Claude $20/mes
• Gemini $14/mes

Prompt

Rol: eres un contador que recibe documentos fuente para la contabilidad.
Contexto: la imagen muestra un {{tipo: albarán, acta de conformidad de servicios, factura, carta de porte}}. Campos obligatorios según nuestra política contable: {{lista de campos}}.
Tarea: comprueba cada campo de la lista. Para cada uno, indica si está presente y cita qué pone exactamente. Señala aparte los puntos dudosos: texto ilegible, discrepancia entre el importe en cifras y en letras, una fecha posterior a hoy, falta de firma o de cargo.
Formato: una tabla campo | presente o ausente | qué pone | observaciones. Al final, una conclusión: aceptar en contabilidad o devolver, y una lista de correcciones. Si no puedes leer un fragmento, escribe "ilegible" en lugar de adivinar.

Pasos

1. Fotografía o escanea el documento y tapa los datos de las partes si trabajas en un servicio público
2. Prepara una lista de campos obligatorios para este tipo de documento a partir de tu política contable
3. Da al asistente la imagen y la lista con un prompt para comprobar cada punto
4. Obtén una tabla: campo, presente o ausente, qué pone exactamente, observaciones
5. Comprueba en el original los puntos que el modelo marcó como ausentes o dudosos
6. Devuelve el documento al proveedor con una lista de correcciones o acéptalo en contabilidad

Cómo comprobar el resultado

Cada campo de la lista tiene una marca y una cita del documento, una comprobación por muestreo de dos puntos en el original coincidió y el documento se acepta o se devuelve con una lista concreta

Riesgos

• El modelo lee los escaneos borrosos con errores en las cifras: comprueba a ojo importes y fechas en el original
• Un documento con datos de las partes, números fiscales y firmas entra en un servicio público con los datos tapados

Datos que se quedan fuera de las herramientas públicas de IA

• Rutas, horarios y ubicaciones de almacenamiento de la carga: información sensible para la seguridad, en un servicio solo en términos generales
• Precios y condiciones contractuales de los transportistas: secreto comercial, menciona al transportista como [Transportista 1]
• Nombres de conductores, datos de pasaporte y matrículas: datos personales, anonimízalos

Otras tareas para responsables de logística

• Obtener una fórmula de hoja de cálculo a partir de una petición en lenguaje corriente
• Escribir una carta profesional
• Escribir una carta de reclamación formal a una contraparte
• Llevar un registro de contratos y controlar los plazos
• Hacer una verificación rápida de una contraparte antes de una operación
• Escribir un correo a un socio extranjero en su idioma
• Traducir un contrato manteniendo la terminología coherente
• Analizar las reseñas de clientes por temas
• Escribir el informe semanal para tu responsable

Herramientas de IA para responsables de logística · Prompt: Comprobar los campos obligatorios de un documento fuente