Manter um registro de contratos e controlar os prazos

Gerente de logística · Tempo: 30 min · Planilhas

Ferramentas para esta tarefa

• Copilot no Excel $20/mês
• Gemini no Google Sheets $14/mês
• Notion AI $10/mês
• Gemini no Google Drive $14/mês
• Make $9/mês
• Airtable AI $20/mês

Prompt

Papel: você é um advogado corporativo que controla os prazos dos contratos.
Contexto: um registro de contratos no intervalo selecionado com colunas número | contraparte | tipo | data de assinatura | válido até | valor | status | responsável | renovação automática | dias até o vencimento. Hoje é {{data}}.
Tarefa: identifique 1) os contratos vencidos, 2) os que vencem em menos de 30 dias, 3) os contratos por prazo indeterminado e com renovação automática que vale revisar, 4) possíveis duplicados ou anomalias em valores e datas. Para cada um dê uma ação recomendada e uma prioridade.
Formato: uma tabela número | contraparte | válido até | dias | categoria | ação | prioridade (alta, média, baixa). No fim, um plano para a semana com os três contratos de maior prioridade.

Passos

1. Crie uma tabela com colunas número, contraparte, tipo, data de assinatura, válido até, valor, status, responsável, renovação automática
2. Garanta que a coluna "válido até" tenha datas e não texto, e acrescente uma coluna de dias até o vencimento com uma fórmula HOJE()
3. Acrescente formatação condicional: vencidos em vermelho, menos de 30 dias em amarelo
4. Dê ao assistente o intervalo com um prompt para listar contratos vencidos, a vencer, por prazo indeterminado e possíveis duplicados, com uma ação recomendada
5. Recalcule à mão o prazo de um contrato e compare com o resultado
6. Registre as ações confirmadas em uma coluna "ação" e crie lembretes para os responsáveis

Como conferir o resultado

Cada contrato que vence em menos de 30 dias tem um responsável e uma ação, a conferência manual de um prazo bateu e o registro é atualizado toda semana

Riscos

• Datas gravadas como texto quebram o cálculo de dias e o modelo produz bobagens em silêncio: confira primeiro o formato da coluna
• Um registro com nomes reais de contrapartes e valores em uma conta pessoal de um serviço de terceiros é vazamento de segredo comercial, então mantenha-o no espaço de trabalho corporativo

Dados que ficam fora das ferramentas públicas de IA

• Rotas, horários e locais de armazenagem da carga: informação sensível para a segurança, em um serviço só em termos gerais
• Preços e condições contratuais das transportadoras: segredo comercial, chame a transportadora de [Transportadora 1]
• Nomes de motoristas, dados de passaporte e placas de veículos: dados pessoais, anonimize

Outras tarefas para gerentes de logística

• Obter uma fórmula de planilha a partir de um pedido em linguagem comum
• Escrever uma carta formal
• Escrever uma notificação formal de reclamação a uma contraparte
• Fazer uma verificação rápida de uma contraparte antes de um negócio
• Escrever um e-mail a um parceiro estrangeiro no idioma dele
• Traduzir um contrato mantendo a terminologia consistente
• Analisar avaliações de clientes por tema
• Escrever o relatório semanal para o seu gestor
• Conferir os campos obrigatórios de um documento de origem

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