Comprobar los campos obligatorios de un documento fuente

Auditor · Tiempo: 10 min · Finanzas

Herramientas para esta tarea

• ChatGPT $20/mes
• Claude $20/mes
• Gemini $14/mes

Prompt

Rol: eres un contador que recibe documentos fuente para la contabilidad.
Contexto: la imagen muestra un {{tipo: albarán, acta de conformidad de servicios, factura, carta de porte}}. Campos obligatorios según nuestra política contable: {{lista de campos}}.
Tarea: comprueba cada campo de la lista. Para cada uno, indica si está presente y cita qué pone exactamente. Señala aparte los puntos dudosos: texto ilegible, discrepancia entre el importe en cifras y en letras, una fecha posterior a hoy, falta de firma o de cargo.
Formato: una tabla campo | presente o ausente | qué pone | observaciones. Al final, una conclusión: aceptar en contabilidad o devolver, y una lista de correcciones. Si no puedes leer un fragmento, escribe "ilegible" en lugar de adivinar.

Pasos

1. Fotografía o escanea el documento y tapa los datos de las partes si trabajas en un servicio público
2. Prepara una lista de campos obligatorios para este tipo de documento a partir de tu política contable
3. Da al asistente la imagen y la lista con un prompt para comprobar cada punto
4. Obtén una tabla: campo, presente o ausente, qué pone exactamente, observaciones
5. Comprueba en el original los puntos que el modelo marcó como ausentes o dudosos
6. Devuelve el documento al proveedor con una lista de correcciones o acéptalo en contabilidad

Cómo comprobar el resultado

Cada campo de la lista tiene una marca y una cita del documento, una comprobación por muestreo de dos puntos en el original coincidió y el documento se acepta o se devuelve con una lista concreta

Riesgos

• El modelo lee los escaneos borrosos con errores en las cifras: comprueba a ojo importes y fechas en el original
• Un documento con datos de las partes, números fiscales y firmas entra en un servicio público con los datos tapados

Datos que se quedan fuera de las herramientas públicas de IA

• Los estados financieros de un cliente antes de su publicación: solo dentro del entorno corporativo de la firma
• Nombres de clientes, contrapartes e importes de los libros: en un servicio como códigos
• Papeles de trabajo de auditoría: confidenciales por la normativa de auditoría

Otras tareas para auditores

• Seleccionar una muestra de auditoría de operaciones
• Redactar un papel de trabajo de auditoría
• Escribir la carta de recomendaciones a la dirección tras una auditoría
• Conciliar el balance de comprobación con el banco y los documentos fuente
• Encontrar discrepancias en un acta de conciliación con una contraparte
• Extraer facturas y albaranes a una hoja de cálculo
• Analizar una exportación de datos grande
• Actualizar el documento de política contable
• Revisar un lote de contratos en busca de los mismos riesgos
• Clasificar los gastos por categorías

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