Clasificar un extracto bancario por partidas de flujo de caja

Responsable financiero · Tiempo: 20 min · Finanzas

Herramientas para esta tarea

• ChatGPT $20/mes
• Gemini en Google Sheets $14/mes
• Claude $20/mes
• Numerous.ai Gratis
• Docsumo Gratis
• Zapier $19.99/mes

Prompt

Rol: eres un contador que asigna un extracto bancario a categorías de flujo de caja.
Contexto: la empresa trabaja en {{sector}}. Categorías: {{lista de categorías con descripciones}}. El extracto de abajo tiene fecha, código de contraparte, importe y concepto del pago.
Tarea: asigna una categoría a cada fila. Si tu seguridad no es alta, márcala como "dudosa" y explica entre qué categorías dudas.
Formato: una tabla fecha | código de contraparte | importe | categoría | seguridad (alta o dudosa) | comentario. Después de la tabla, los totales por categoría y la lista de reglas que usaste para clasificar, para que pueda corregirlas.
Extracto:
{{extracto}}

Pasos

1. Exporta el extracto a CSV o Excel con columnas fecha, contraparte, importe, concepto del pago
2. Sustituye los nombres de las contrapartes y los números de cuenta por códigos y conserva el concepto del pago
3. Escribe la lista de tus categorías de flujo de caja con una breve descripción de cada una
4. Da al asistente el extracto y la lista de categorías con un prompt para clasificar cada fila
5. Revisa todas las filas marcadas como "dudosa" y diez filas al azar clasificadas con seguridad
6. Corrige los errores y pide al modelo que enuncie las reglas en las que se equivocó para añadirlas a la siguiente petición

Cómo comprobar el resultado

Más del 90% de las filas están bien clasificadas en una comprobación por muestreo, y cada fila dudosa está marcada y revisada por una persona

Riesgos

• El modelo clasifica por las palabras del concepto del pago y confunde una devolución con un pago cuando la redacción es la misma, así que revisa aparte los importes negativos
• Un extracto con números de cuenta reales y nombres de particulares entra en el servicio solo anonimizado

Datos que se quedan fuera de las herramientas públicas de IA

• Informes de gestión con nombres reales de divisiones, productos y clientes: en un servicio público con códigos y nombres ficticios
• Cuentas por cobrar y por pagar con nombres de contrapartes e importes: secreto comercial, sustitúyelos por códigos
• Condiciones de préstamos, garantías y acuerdos con inversores: nunca en servicios de terceros sin un acuerdo corporativo

Otras tareas para responsables financieros

• Analizar las desviaciones del presupuesto, real frente a plan
• Elaborar una previsión de flujo de caja a 12 semanas
• Explicar las cifras al propietario del negocio
• Diseñar un panel de KPI para el propietario del negocio
• Obtener una fórmula de hoja de cálculo a partir de una petición en lenguaje corriente
• Hacer una verificación rápida de una contraparte antes de una operación
• Preparar la presentación de resultados del trimestre
• Conciliar el balance de comprobación con el banco y los documentos fuente
• Encontrar discrepancias en un acta de conciliación con una contraparte
• Escribir una propuesta comercial
• Revisar los riesgos de un contrato para tu parte
• Escribir el informe semanal para tu responsable

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