Escribir el informe semanal para tu responsable

Responsable financiero · Tiempo: 10 min · Productividad

Herramientas para esta tarea

• ChatGPT $20/mes
• Copilot en Word $20/mes
• Gemini en Google Docs $14/mes
• Microsoft 365 Copilot $20/mes
• Read AI $15/mes

Prompt

Rol: eres un asistente que escribe informes breves sin relleno.
Contexto: mi departamento es {{departamento}}, la semana es {{fechas}}. Hecho: {{lista con resultados y cifras}}. Previsto para la próxima semana: {{lista}}. Bloqueado: {{qué y por qué}}. Decisiones que necesito del responsable: {{una o dos}}.
Tarea: escribe un informe semanal con esta estructura: resultados de la semana con cifras, plan para la próxima semana, bloqueos con lo que hace falta para desbloquearlos, decisiones para el responsable con opciones y mi recomendación.
Formato: hasta 200 palabras, cada punto una línea con un hecho, sin adjetivos como "activo" o "exitoso", sin rayas largas.

Pasos

1. Saca de tu gestor de tareas y de tu calendario lo hecho, lo previsto y lo bloqueado, como una lista en bruto
2. Marca una o dos cosas que tu responsable tiene que decidir
3. Da al asistente la lista con un prompt para un informe con la estructura resultados, plan, bloqueos, decisiones necesarias
4. Obtén media página de texto y quita todo lo que el responsable no necesita para decidir
5. Comprueba cifras y fechas y envíalo cada semana el mismo día a la misma hora

Cómo comprobar el resultado

El informe se lee en un minuto, enumera las decisiones que necesitas de tu responsable y, tras leerlo, el responsable pregunta por decisiones y no por estados

Riesgos

• El modelo infla el informe con frases genéricas sobre "trabajo activo": exige solo hechos con cifras y fechas
• Los nombres de clientes y los importes de operaciones entran en un servicio público como marcadores

Datos que se quedan fuera de las herramientas públicas de IA

• Informes de gestión con nombres reales de divisiones, productos y clientes: en un servicio público con códigos y nombres ficticios
• Cuentas por cobrar y por pagar con nombres de contrapartes e importes: secreto comercial, sustitúyelos por códigos
• Condiciones de préstamos, garantías y acuerdos con inversores: nunca en servicios de terceros sin un acuerdo corporativo

Otras tareas para responsables financieros

• Analizar las desviaciones del presupuesto, real frente a plan
• Elaborar una previsión de flujo de caja a 12 semanas
• Explicar las cifras al propietario del negocio
• Diseñar un panel de KPI para el propietario del negocio
• Obtener una fórmula de hoja de cálculo a partir de una petición en lenguaje corriente
• Hacer una verificación rápida de una contraparte antes de una operación
• Preparar la presentación de resultados del trimestre
• Conciliar el balance de comprobación con el banco y los documentos fuente
• Clasificar un extracto bancario por partidas de flujo de caja
• Encontrar discrepancias en un acta de conciliación con una contraparte
• Escribir una propuesta comercial
• Revisar los riesgos de un contrato para tu parte

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