Redigir uma ordem interna da empresa

Assistente executivo · Tempo: 15 min · Documentos

Ferramentas para esta tarefa

• ChatGPT $20/mês
• Claude $20/mês
• Copilot no Word $20/mês
• LanguageTool Grátis

Prompt

Papel: você é um especialista em departamento pessoal que prepara ordens da empresa seguindo as regras formais de gestão documental.
Contexto: empresa [Nome], uma ordem sobre {{objeto}}. Fundamento: {{documento, fato ou norma}}. Aplica-se a: {{a quem, cargos como marcadores}}. Datas: {{a partir de quando, até quando}}. Modelo de ordem da empresa: {{estrutura do modelo}}.
Tarefa: escreva o texto da ordem com um preâmbulo (fundamento e finalidade) e uma parte dispositiva com itens numerados: o que fazer, quem é responsável, em que prazo, quem controla a execução. Onde for preciso uma norma, escreva [DISPOSITIVO, verificar]. Deixe nomes e cargos como marcadores [Cargo, Nome].
Formato: estilo oficial, sem travessões longos, até 300 palavras. Liste à parte os documentos que os funcionários precisam ler e assinar.

Passos

1. Defina o objeto da ordem, o fundamento (um documento, um fato, uma norma) e a quem ela se aplica
2. Pegue o modelo de ordem da empresa com os dados e a estrutura
3. Dê ao assistente o objeto, o fundamento e o modelo com um prompt para o texto da ordem
4. Obtenha um texto com preâmbulo e parte dispositiva, responsáveis e prazos
5. Confira cada referência a uma norma e a um documento interno, e acrescente nomes e cargos reais fora do serviço
6. Revise o texto no LanguageTool, peça a aprovação de um advogado e registre no livro de ordens

Como conferir o resultado

A ordem traz o fundamento, ações concretas com responsáveis e prazos e quem controla a execução, cada norma foi conferida e a ordem está registrada

Riscos

• O modelo inventa números de artigos da legislação trabalhista e nomes de documentos internos: confira cada referência
• Nomes de funcionários e valores de salários entram em um serviço público como marcadores

Dados que ficam fora das ferramentas públicas de IA

• Correspondência do executivo com parceiros e investidores: em um serviço público só como trechos anonimizados
• Dados pessoais do executivo e da família: passaportes, passagens, endereços, prontuários, nunca em serviços de terceiros
• Gravações de reuniões e decisões antes de serem anunciadas: anonimize a transcrição e restrinja o acesso ao caderno

Outras tarefas para assistentes executivos

• Redigir a ata de uma reunião a partir de uma gravação de áudio
• Escrever uma carta formal
• Escrever um e-mail a um parceiro estrangeiro no idioma dele
• Escrever o relatório semanal para o seu gestor
• Montar a apresentação de resultados do trimestre
• Resumir um PDF longo
• Escrever um FAQ para clientes
• Manter um registro de contratos e controlar os prazos
• Obter uma fórmula de planilha a partir de um pedido em linguagem comum

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