Escrever uma carta formal

Assistente executivo · Tempo: 10 min · E-mail

Ferramentas para esta tarefa

• ChatGPT $20/mês
• Claude $20/mês
• Microsoft 365 Copilot $20/mês
• Copilot no Word $20/mês
• Gemini no Google Docs $14/mês
• Gemini no Gmail $14/mês

Prompt

Papel: você é um assistente executivo que escreve cartas formais simples e claras.
Contexto: o destinatário é {{quem é o destinatário e o cargo dele}}, nossa relação é {{colega, prestador, cliente, órgão público}}. Fatos: {{três ou quatro fatos com datas e números de documentos}}. Acordo anterior: {{se houve e qual}}.
Tarefa: escreva uma carta formal pedindo {{o que exatamente é necessário}} até {{prazo}}. Diga o que faremos se não houver resposta no prazo.
Formato: duas versões. A primeira curta, com até cinco frases. A segunda com a argumentação, até 200 palavras. Tom {{formal neutro, cordial, firme}}. Sem travessões longos e sem frases de enchimento. Deixe a saudação e a assinatura como marcadores [Nome].

Passos

1. Escreva em uma frase o que você quer do destinatário e até quando
2. Liste três ou quatro fatos em que o pedido se apoia: a data do ocorrido, o número do documento, um acordo anterior
3. Dê ao assistente um prompt com o papel, o destinatário, os fatos e o tom de que você precisa
4. Obtenha duas versões: uma curta, de cinco frases, e uma mais longa, com a argumentação
5. Coloque nomes, números e datas reais no seu próprio texto, fora do serviço, e leia em voz alta
6. Confira se a carta tem um pedido concreto, um prazo e o que você vai fazer se não houver resposta

Como conferir o resultado

O destinatário entende na primeira leitura o que fazer e até quando, a carta não tem enrolação burocrática e só passa de cinco frases quando a argumentação é necessária

Riscos

• O modelo acrescenta promessas gentis e prazos em seu nome: confira se você consegue cumpri-los de verdade
• Cartas internas com nomes de funcionários e valores de salários são redigidas com dados anonimizados

Dados que ficam fora das ferramentas públicas de IA

• Correspondência do executivo com parceiros e investidores: em um serviço público só como trechos anonimizados
• Dados pessoais do executivo e da família: passaportes, passagens, endereços, prontuários, nunca em serviços de terceiros
• Gravações de reuniões e decisões antes de serem anunciadas: anonimize a transcrição e restrinja o acesso ao caderno

Outras tarefas para assistentes executivos

• Redigir a ata de uma reunião a partir de uma gravação de áudio
• Escrever um e-mail a um parceiro estrangeiro no idioma dele
• Escrever o relatório semanal para o seu gestor
• Montar a apresentação de resultados do trimestre
• Resumir um PDF longo
• Redigir uma ordem interna da empresa
• Escrever um FAQ para clientes
• Manter um registro de contratos e controlar os prazos
• Obter uma fórmula de planilha a partir de um pedido em linguagem comum

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