Escrever um FAQ para clientes

Assistente executivo · Tempo: 25 min · Vendas

Ferramentas para esta tarefa

• ChatGPT $20/mês
• Claude $20/mês
• Notion AI $10/mês
• NotebookLM $14/mês
• Mistral Le Chat $14.99/mês
• ElevenLabs $5/mês

Prompt

Papel: você é gerente de atendimento ao cliente em uma empresa que {{o que faz}}.
Contexto: abaixo há uma lista de perguntas reais de clientes e os documentos da empresa: {{lista de documentos}}. Tom com os clientes: {{informal ou formal, caloroso ou profissional}}.
Tarefa: agrupe as perguntas por tema, junte as perguntas com o mesmo sentido e responda cada uma em até três frases, com base só nos documentos. Se os documentos não tiverem resposta, escreva [não está nos documentos] e diga o que precisa ser esclarecido. Acrescente a cada tema uma pergunta que os clientes ainda não fizeram, mas vão fazer.
Formato: seções por tema, cada uma com a pergunta em negrito e a resposta. Linguagem simples e simpática, sem fórmulas burocráticas e sem travessões longos.
Perguntas:
{{perguntas}}

Passos

1. Reúna de 30 a 50 perguntas reais de clientes do último mês, tiradas do e-mail, dos chats e das ligações, sem nomes
2. Acrescente os documentos com as respostas: tabela de preços, condições de entrega, política de trocas, condições de venda
3. Dê ao assistente as perguntas e os documentos com um prompt para agrupar as perguntas por tema e responder só a partir dos documentos
4. Obtenha um FAQ por tema com uma resposta de até três frases por pergunta e uma marcação onde os documentos não dizem nada
5. Preencha você mesmo as lacunas e confira cada resposta com números contra a tabela de preços e as condições
6. Publique o FAQ e volte a ele todo mês com perguntas novas

Como conferir o resultado

Cada resposta se apoia em um documento da empresa ou foi confirmada por você, as perguntas estão agrupadas para o cliente achar a dele em dez segundos e as solicitações repetidas sobre esses temas caem

Riscos

• O modelo responde perguntas que os documentos não cobrem e inventa condições: exija a marcação "não está nos documentos"
• A correspondência com clientes contém dados pessoais, então para o serviço vão só os textos das perguntas, sem nomes e contatos

Dados que ficam fora das ferramentas públicas de IA

• Correspondência do executivo com parceiros e investidores: em um serviço público só como trechos anonimizados
• Dados pessoais do executivo e da família: passaportes, passagens, endereços, prontuários, nunca em serviços de terceiros
• Gravações de reuniões e decisões antes de serem anunciadas: anonimize a transcrição e restrinja o acesso ao caderno

Outras tarefas para assistentes executivos

• Redigir a ata de uma reunião a partir de uma gravação de áudio
• Escrever uma carta formal
• Escrever um e-mail a um parceiro estrangeiro no idioma dele
• Escrever o relatório semanal para o seu gestor
• Montar a apresentação de resultados do trimestre
• Resumir um PDF longo
• Redigir uma ordem interna da empresa
• Manter um registro de contratos e controlar os prazos
• Obter uma fórmula de planilha a partir de um pedido em linguagem comum

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