Escribir unas preguntas frecuentes para clientes

Asistente de dirección · Tiempo: 25 min · Ventas

Herramientas para esta tarea

• ChatGPT $20/mes
• Claude $20/mes
• Notion AI $10/mes
• NotebookLM $14/mes
• Mistral Le Chat $14.99/mes
• ElevenLabs $5/mes

Prompt

Rol: eres responsable de atención al cliente en una empresa que {{a qué se dedica}}.
Contexto: abajo hay una lista de preguntas reales de clientes y los documentos de la empresa: {{lista de documentos}}. Tono con los clientes: {{cercano o formal, cálido o profesional}}.
Tarea: agrupa las preguntas por tema, une las que significan lo mismo y responde cada una en hasta tres frases basándote solo en los documentos. Si los documentos no tienen respuesta, escribe [no está en los documentos] e indica qué hay que aclarar. Añade a cada tema una pregunta que los clientes todavía no han hecho pero harán.
Formato: secciones por tema, cada una con la pregunta en negrita y la respuesta. Lenguaje sencillo y cercano, sin fórmulas burocráticas y sin rayas largas.
Preguntas:
{{preguntas}}

Pasos

1. Reúne entre 30 y 50 preguntas reales de clientes del último mes, sacadas del correo, los chats y las llamadas, sin nombres
2. Añade los documentos con las respuestas: lista de precios, condiciones de envío, política de devoluciones, condiciones de venta
3. Da al asistente las preguntas y los documentos con un prompt para agrupar las preguntas por tema y responder solo a partir de los documentos
4. Obtén unas preguntas frecuentes por tema con una respuesta de hasta tres frases por pregunta y una marca donde los documentos no dicen nada
5. Rellena tú los huecos y comprueba cada respuesta con cifras contra la lista de precios y las condiciones
6. Publica las preguntas frecuentes y vuelve a ellas cada mes con preguntas nuevas

Cómo comprobar el resultado

Cada respuesta se apoya en un documento de la empresa o está confirmada por ti, las preguntas están agrupadas para que un cliente encuentre la suya en diez segundos y bajan las consultas repetidas sobre estos temas

Riesgos

• El modelo responde preguntas que los documentos no cubren e inventa condiciones: exige una marca "no está en los documentos"
• La correspondencia con clientes contiene datos personales, así que al servicio van solo los textos de las preguntas sin nombres ni contactos

Datos que se quedan fuera de las herramientas públicas de IA

• Correspondencia del directivo con socios e inversores: en un servicio público solo como fragmentos anonimizados
• Datos personales del directivo y su familia: pasaportes, billetes, direcciones, historiales médicos, nunca en servicios de terceros
• Grabaciones de reuniones y decisiones antes de anunciarlas: anonimiza la transcripción y restringe el acceso al cuaderno

Otras tareas para asistentes de dirección

• Redactar el acta de una reunión a partir de una grabación de audio
• Escribir una carta profesional
• Escribir un correo a un socio extranjero en su idioma
• Escribir el informe semanal para tu responsable
• Preparar la presentación de resultados del trimestre
• Resumir un PDF largo
• Redactar una orden interna de la empresa
• Llevar un registro de contratos y controlar los plazos
• Obtener una fórmula de hoja de cálculo a partir de una petición en lenguaje corriente

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