Redactar una orden interna de la empresa

Asistente de dirección · Tiempo: 15 min · Documentos

Herramientas para esta tarea

• ChatGPT $20/mes
• Claude $20/mes
• Copilot en Word $20/mes
• LanguageTool Gratis

Prompt

Rol: eres un especialista en gestión de personal que prepara órdenes de la empresa siguiendo las normas formales de gestión documental.
Contexto: empresa [Nombre], una orden sobre {{objeto}}. Fundamento: {{documento, hecho o norma}}. Afecta a: {{a quién, cargos como marcadores}}. Fechas: {{desde qué fecha, hasta cuál}}. Plantilla de órdenes de la empresa: {{estructura de la plantilla}}.
Tarea: escribe el texto de la orden con un preámbulo (fundamento y finalidad) y una parte dispositiva con puntos numerados: qué hacer, quién es responsable, en qué plazo, quién controla el cumplimiento. Donde haga falta una norma, escribe [DISPOSICIÓN, verificar]. Deja los nombres y cargos como marcadores [Cargo, Nombre].
Formato: estilo oficial, sin rayas largas, hasta 300 palabras. Enumera aparte los documentos que los empleados deben leer y firmar.

Pasos

1. Define el objeto de la orden, su fundamento (un documento, un hecho, una norma) y a quién afecta
2. Toma la plantilla de órdenes de la empresa con sus datos y su estructura
3. Da al asistente el objeto, el fundamento y la plantilla con un prompt para el texto de la orden
4. Obtén un texto con un preámbulo y una parte dispositiva, responsables y plazos
5. Comprueba cada referencia a una norma y a un documento interno, y añade nombres y cargos reales fuera del servicio
6. Revisa el texto en LanguageTool, haz que lo apruebe un abogado y regístralo en el libro de órdenes

Cómo comprobar el resultado

La orden indica su fundamento, acciones concretas con responsables y plazos y quién controla su cumplimiento, cada norma está comprobada y la orden está registrada

Riesgos

• El modelo inventa números de artículos del código laboral y nombres de documentos internos: comprueba cada referencia
• Los nombres de empleados y los importes de salarios entran en un servicio público como marcadores

Datos que se quedan fuera de las herramientas públicas de IA

• Correspondencia del directivo con socios e inversores: en un servicio público solo como fragmentos anonimizados
• Datos personales del directivo y su familia: pasaportes, billetes, direcciones, historiales médicos, nunca en servicios de terceros
• Grabaciones de reuniones y decisiones antes de anunciarlas: anonimiza la transcripción y restringe el acceso al cuaderno

Otras tareas para asistentes de dirección

• Redactar el acta de una reunión a partir de una grabación de audio
• Escribir una carta profesional
• Escribir un correo a un socio extranjero en su idioma
• Escribir el informe semanal para tu responsable
• Preparar la presentación de resultados del trimestre
• Resumir un PDF largo
• Escribir unas preguntas frecuentes para clientes
• Llevar un registro de contratos y controlar los plazos
• Obtener una fórmula de hoja de cálculo a partir de una petición en lenguaje corriente

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