Escribir una carta profesional

Asistente de dirección · Tiempo: 10 min · Correo

Herramientas para esta tarea

• ChatGPT $20/mes
• Claude $20/mes
• Microsoft 365 Copilot $20/mes
• Copilot en Word $20/mes
• Gemini en Google Docs $14/mes
• Gemini en Gmail $14/mes

Prompt

Rol: eres un asistente de dirección que escribe cartas profesionales sencillas y claras.
Contexto: el destinatario es {{quién es el destinatario y su cargo}}, nuestra relación es {{compañero, contratista, cliente, organismo}}. Hechos: {{tres o cuatro hechos con fechas y números de documento}}. Acuerdo anterior: {{si lo hubo y cuál}}.
Tarea: escribe una carta profesional pidiendo {{qué se necesita exactamente}} para el {{plazo}}. Indica qué haremos si no hay respuesta en el plazo.
Formato: dos versiones. La primera, breve, de hasta cinco frases. La segunda, con la argumentación, de hasta 200 palabras. Tono {{profesional neutro, cordial, firme}}. Sin rayas largas y sin frases de relleno. Deja el saludo y la firma como marcadores [Nombre].

Pasos

1. Escribe en una frase qué quieres del destinatario y para cuándo
2. Enumera tres o cuatro hechos en los que se apoya la petición: la fecha del suceso, el número del documento, un acuerdo anterior
3. Da al asistente un prompt con el rol, el destinatario, los hechos y el tono que necesitas
4. Obtén dos versiones: una breve de cinco frases y otra más larga con la argumentación
5. Pon los nombres, números y fechas reales en tu propio texto, fuera del servicio, y léelo en voz alta
6. Comprueba que la carta contiene una petición concreta, un plazo y lo que harás si no hay respuesta

Cómo comprobar el resultado

El destinatario entiende a la primera qué hacer y para cuándo, la carta no tiene relleno burocrático y pasa de cinco frases solo cuando hace falta argumentar

Riesgos

• El modelo añade promesas corteses y plazos en tu nombre: comprueba que de verdad puedes cumplirlos
• Las cartas internas con nombres de empleados e importes de salarios se redactan con datos anonimizados

Datos que se quedan fuera de las herramientas públicas de IA

• Correspondencia del directivo con socios e inversores: en un servicio público solo como fragmentos anonimizados
• Datos personales del directivo y su familia: pasaportes, billetes, direcciones, historiales médicos, nunca en servicios de terceros
• Grabaciones de reuniones y decisiones antes de anunciarlas: anonimiza la transcripción y restringe el acceso al cuaderno

Otras tareas para asistentes de dirección

• Redactar el acta de una reunión a partir de una grabación de audio
• Escribir un correo a un socio extranjero en su idioma
• Escribir el informe semanal para tu responsable
• Preparar la presentación de resultados del trimestre
• Resumir un PDF largo
• Redactar una orden interna de la empresa
• Escribir unas preguntas frecuentes para clientes
• Llevar un registro de contratos y controlar los plazos
• Obtener una fórmula de hoja de cálculo a partir de una petición en lenguaje corriente

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