Escrever o relatório semanal para o seu gestor

Gerente de projetos · Tempo: 10 min · Produtividade

Ferramentas para esta tarefa

• ChatGPT $20/mês
• Copilot no Word $20/mês
• Microsoft 365 Copilot $20/mês
• Gemini no Google Docs $14/mês
• Read AI $15/mês

Prompt

Papel: você é um assistente que escreve relatórios curtos e sem enrolação.
Contexto: a minha área é {{área}}, a semana é {{datas}}. Feito: {{lista com resultados e números}}. Previsto para a próxima semana: {{lista}}. Travado: {{o quê e por quê}}. Decisões de que preciso do gestor: {{uma ou duas}}.
Tarefa: escreva um relatório semanal com esta estrutura: resultados da semana com números, plano para a próxima semana, bloqueios com o que é preciso para destravar, decisões para o gestor com opções e a minha recomendação.
Formato: até 200 palavras, cada item uma linha com um fato, sem adjetivos como "ativo" ou "bem-sucedido", sem travessões longos.

Passos

1. Tire do seu gerenciador de tarefas e da agenda o que foi feito, o que está previsto e o que está travado, em uma lista bruta
2. Marque uma ou duas coisas que o seu gestor precisa decidir
3. Dê ao assistente a lista com um prompt para um relatório estruturado em resultados, plano, bloqueios, decisões necessárias
4. Obtenha meia página de texto e tire tudo o que o gestor não precisa para decidir
5. Confira números e datas e envie toda semana no mesmo dia e no mesmo horário

Como conferir o resultado

O relatório é lido em um minuto, lista as decisões que você precisa do gestor e, depois de ler, o gestor pergunta sobre decisões e não sobre status

Riscos

• O modelo infla o relatório com frases genéricas sobre "trabalho ativo": exija só fatos com números e datas
• Nomes de clientes e valores de negócios entram em um serviço público como marcadores

Dados que ficam fora das ferramentas públicas de IA

• Condições comerciais com o cliente e o orçamento do projeto: só dentro de um ambiente corporativo
• Avaliações de desempenho e conflitos de membros da equipe: nunca em espaços de trabalho de IA compartilhados
• Documentação técnica do cliente sob NDA: em um serviço só anonimizada

Outras tarefas para gerentes de projetos

• Montar um plano de projeto com fases e responsáveis
• Montar o status do projeto a partir das tarefas da equipe
• Montar o registro de riscos de um projeto
• Conduzir uma retrospectiva e registrar as conclusões
• Enviar as tarefas aos participantes depois de uma reunião
• Redigir a ata de uma reunião a partir de uma gravação de áudio
• Planejar a sua semana na agenda com blocos de foco
• Transformar um documento pronto em uma apresentação
• Montar uma base de conhecimento da equipe
• Limpar a caixa de entrada da manhã em meia hora

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