Escribir el informe semanal para tu responsable

Jefe de proyecto · Tiempo: 10 min · Productividad

Herramientas para esta tarea

• ChatGPT $20/mes
• Copilot en Word $20/mes
• Microsoft 365 Copilot $20/mes
• Gemini en Google Docs $14/mes
• Read AI $15/mes

Prompt

Rol: eres un asistente que escribe informes breves sin relleno.
Contexto: mi departamento es {{departamento}}, la semana es {{fechas}}. Hecho: {{lista con resultados y cifras}}. Previsto para la próxima semana: {{lista}}. Bloqueado: {{qué y por qué}}. Decisiones que necesito del responsable: {{una o dos}}.
Tarea: escribe un informe semanal con esta estructura: resultados de la semana con cifras, plan para la próxima semana, bloqueos con lo que hace falta para desbloquearlos, decisiones para el responsable con opciones y mi recomendación.
Formato: hasta 200 palabras, cada punto una línea con un hecho, sin adjetivos como "activo" o "exitoso", sin rayas largas.

Pasos

1. Saca de tu gestor de tareas y de tu calendario lo hecho, lo previsto y lo bloqueado, como una lista en bruto
2. Marca una o dos cosas que tu responsable tiene que decidir
3. Da al asistente la lista con un prompt para un informe con la estructura resultados, plan, bloqueos, decisiones necesarias
4. Obtén media página de texto y quita todo lo que el responsable no necesita para decidir
5. Comprueba cifras y fechas y envíalo cada semana el mismo día a la misma hora

Cómo comprobar el resultado

El informe se lee en un minuto, enumera las decisiones que necesitas de tu responsable y, tras leerlo, el responsable pregunta por decisiones y no por estados

Riesgos

• El modelo infla el informe con frases genéricas sobre "trabajo activo": exige solo hechos con cifras y fechas
• Los nombres de clientes y los importes de operaciones entran en un servicio público como marcadores

Datos que se quedan fuera de las herramientas públicas de IA

• Condiciones comerciales con el cliente y el presupuesto del proyecto: solo dentro de un entorno corporativo
• Evaluaciones de desempeño y conflictos de miembros del equipo: nunca en espacios de trabajo de IA compartidos
• Documentación técnica del cliente bajo NDA: en un servicio solo anonimizada

Otras tareas para jefes de proyecto

• Elaborar un plan de proyecto con fases y responsables
• Montar el estado del proyecto a partir de las tareas del equipo
• Crear el registro de riesgos de un proyecto
• Hacer una retrospectiva y recoger las conclusiones
• Enviar las tareas a los participantes después de una reunión
• Redactar el acta de una reunión a partir de una grabación de audio
• Planificar tu semana en el calendario con bloques de concentración
• Convertir un documento terminado en una presentación
• Crear una base de conocimiento del equipo
• Despejar la bandeja de entrada de la mañana en media hora

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