Crear una base de conocimiento del equipo

Jefe de proyecto · Tiempo: 120 min · Documentos

Herramientas para esta tarea

• Notion AI $10/mes
• Coda AI $10/mes
• Gemini en Google Drive $14/mes
• Mem Gratis
• Reflect $120/año

Prompt

Rol: eres el gestor del conocimiento de una empresa.
Contexto: equipo: {{departamento y tamaño}}. Preguntas frecuentes: {{lista}}. Documentos existentes: {{lista}}.
Tarea: propón una estructura de base de conocimiento de 5 a 8 secciones, reparte en ellas las preguntas y los documentos, y para cada sección nombra el rol responsable y cada cuánto revisarla. Marca las preguntas que no tienen documento.
Formato: un árbol de secciones con preguntas, una tabla "sección, responsable, frecuencia de revisión" y una lista de huecos. Sin rayas largas.

Pasos

1. Reúne las 20 preguntas que hacen con más frecuencia las nuevas incorporaciones y los compañeros
2. Busca en tu unidad y en tu correo los documentos que las responden
3. Pide al asistente que proponga una estructura de secciones a partir de las preguntas
4. Escribe páginas de respuesta a partir de los documentos, una por tema, cada una con un responsable y una fecha de revisión
5. Configura los permisos de acceso: las secciones de RR. HH. y finanzas solo para quien las necesita
6. Enseña la base al equipo y recoge las preguntas nuevas en una sección aparte

Cómo comprobar el resultado

Cada una de las 20 preguntas frecuentes tiene una página con responsable y fecha de revisión, y una nueva incorporación encuentra la respuesta sin preguntar a un compañero

Riesgos

• Un asistente de base de conocimiento también responde a partir de páginas desactualizadas: da un responsable a cada sección
• Unos permisos de acceso amplios exponen las nóminas y los documentos de RR. HH. a cualquiera que pregunte al asistente

Datos que se quedan fuera de las herramientas públicas de IA

• Condiciones comerciales con el cliente y el presupuesto del proyecto: solo dentro de un entorno corporativo
• Evaluaciones de desempeño y conflictos de miembros del equipo: nunca en espacios de trabajo de IA compartidos
• Documentación técnica del cliente bajo NDA: en un servicio solo anonimizada

Otras tareas para jefes de proyecto

• Elaborar un plan de proyecto con fases y responsables
• Montar el estado del proyecto a partir de las tareas del equipo
• Crear el registro de riesgos de un proyecto
• Hacer una retrospectiva y recoger las conclusiones
• Enviar las tareas a los participantes después de una reunión
• Redactar el acta de una reunión a partir de una grabación de audio
• Planificar tu semana en el calendario con bloques de concentración
• Convertir un documento terminado en una presentación
• Escribir el informe semanal para tu responsable
• Despejar la bandeja de entrada de la mañana en media hora

Herramientas de IA para jefes de proyecto · Prompt: Crear una base de conocimiento del equipo