Montar uma base de conhecimento da equipe

Gerente de projetos · Tempo: 120 min · Documentos

Ferramentas para esta tarefa

• Notion AI $10/mês
• Coda AI $10/mês
• Gemini no Google Drive $14/mês
• Mem Grátis
• Reflect $120/ano

Prompt

Papel: você é o gestor de conhecimento de uma empresa.
Contexto: equipe: {{área e tamanho}}. Perguntas frequentes: {{lista}}. Documentos existentes: {{lista}}.
Tarefa: proponha uma estrutura de base de conhecimento com 5 a 8 seções, distribua nelas as perguntas e os documentos e, para cada seção, diga o papel responsável e com que frequência revisá-la. Marque as perguntas sem documento.
Formato: uma árvore de seções com perguntas, uma tabela "seção, responsável, frequência de revisão" e uma lista de lacunas. Sem travessões longos.

Passos

1. Reúna as 20 perguntas que as pessoas novas e os colegas fazem com mais frequência
2. Encontre no seu drive e no e-mail os documentos que as respondem
3. Peça ao assistente que proponha uma estrutura de seções a partir das perguntas
4. Escreva páginas de resposta a partir dos documentos, uma por tema, cada uma com um responsável e uma data de revisão
5. Configure as permissões de acesso: as seções de RH e finanças só para quem precisa
6. Mostre a base à equipe e reúna as perguntas novas em uma seção separada

Como conferir o resultado

Cada uma das 20 perguntas frequentes tem uma página com responsável e data de revisão, e uma pessoa nova encontra a resposta sem perguntar a um colega

Riscos

• Um assistente de base de conhecimento também responde a partir de páginas desatualizadas: dê um responsável a cada seção
• Permissões de acesso amplas expõem folha de pagamento e documentos de RH a qualquer pessoa que pergunte ao assistente

Dados que ficam fora das ferramentas públicas de IA

• Condições comerciais com o cliente e o orçamento do projeto: só dentro de um ambiente corporativo
• Avaliações de desempenho e conflitos de membros da equipe: nunca em espaços de trabalho de IA compartilhados
• Documentação técnica do cliente sob NDA: em um serviço só anonimizada

Outras tarefas para gerentes de projetos

• Montar um plano de projeto com fases e responsáveis
• Montar o status do projeto a partir das tarefas da equipe
• Montar o registro de riscos de um projeto
• Conduzir uma retrospectiva e registrar as conclusões
• Enviar as tarefas aos participantes depois de uma reunião
• Redigir a ata de uma reunião a partir de uma gravação de áudio
• Planejar a sua semana na agenda com blocos de foco
• Transformar um documento pronto em uma apresentação
• Escrever o relatório semanal para o seu gestor
• Limpar a caixa de entrada da manhã em meia hora

Ferramentas de IA para gerentes de projetos · Prompt: Montar uma base de conhecimento da equipe