Montar el estado del proyecto a partir de las tareas del equipo

Jefe de proyecto · Tiempo: 15 min · Productividad

Herramientas para esta tarea

• ClickUp Brain Gratis
• Copilot en Teams $10/mes
• Asana AI $10.99/mes
• Motion precio bajo consulta
• monday AI $12/mes
• Coda AI $10/mes

Prompt

Rol: eres un jefe de proyecto que escribe el estado para la dirección.
Contexto: proyecto: {{nombre}}. Plazo: {{fecha}}. Abajo están las tareas de la semana con estados y comentarios.
Tarea: monta el estado en cuatro secciones: hecho, en curso, riesgos y retrasos, decisiones de la dirección. Cada punto es una frase con el rol responsable y una fecha. Marca el estado general: en plazo, en riesgo, con retraso.
Formato: un encabezado con el estado general y cuatro secciones de hasta cinco puntos cada una. Sin rayas largas.
Tareas:
{{tareas}}

Pasos

1. Pide al equipo que cierre o actualice sus tareas antes de que acabe el día
2. Exporta o abre las tareas del proyecto de la semana con los comentarios
3. Pide al asistente que monte el estado: hecho, en curso, urgente, decisiones necesarias
4. Comprueba con los responsables los puntos urgentes
5. Añade las decisiones que necesitas de la dirección con un plazo
6. Envía el estado a las partes interesadas el mismo día de cada semana

Cómo comprobar el resultado

El estado cabe en una pantalla, cada punto urgente está confirmado por su responsable y las decisiones para la dirección tienen fecha

Riesgos

• Un estado hecho con tareas desactualizadas muestra una imagen ficticia: consigue primero las actualizaciones del equipo
• El modelo lo cuenta todo: limita el estado a cinco puntos por sección

Datos que se quedan fuera de las herramientas públicas de IA

• Condiciones comerciales con el cliente y el presupuesto del proyecto: solo dentro de un entorno corporativo
• Evaluaciones de desempeño y conflictos de miembros del equipo: nunca en espacios de trabajo de IA compartidos
• Documentación técnica del cliente bajo NDA: en un servicio solo anonimizada

Otras tareas para jefes de proyecto

• Elaborar un plan de proyecto con fases y responsables
• Crear el registro de riesgos de un proyecto
• Hacer una retrospectiva y recoger las conclusiones
• Enviar las tareas a los participantes después de una reunión
• Redactar el acta de una reunión a partir de una grabación de audio
• Planificar tu semana en el calendario con bloques de concentración
• Convertir un documento terminado en una presentación
• Escribir el informe semanal para tu responsable
• Crear una base de conocimiento del equipo
• Despejar la bandeja de entrada de la mañana en media hora

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