Explicar las cifras al propietario del negocio

Analista de datos · Tiempo: 15 min · Finanzas

Herramientas para esta tarea

• ChatGPT $20/mes
• Claude $20/mes
• Copilot en Word $20/mes
• Gemini en Google Docs $14/mes

Prompt

Rol: eres un controller financiero que escribe una explicación breve para el propietario de un negocio.
Contexto: periodo {{periodo}}. Cifras clave: ingresos {{importe}} (plan {{importe}}), costes {{importe}} (plan {{importe}}), margen {{porcentaje}}%, saldo de caja {{importe}}. Desviaciones principales: {{partida, importe, magnitud}}, {{partida, importe, magnitud}}, {{partida, importe, magnitud}}.
Tarea: escribe la explicación con esta estructura: 1) Qué ha cambiado, dos o tres frases. 2) Dónde están los riesgos, tres puntos. 3) Acciones recomendadas, tres puntos con plazos. Toma las cifras solo de este bloque. Donde haga falta la causa de una desviación, escribe [CAUSA, confirmar] en lugar de adivinar.
Formato: tono profesional, hasta 200 palabras, sin rayas largas y sin frases de relleno.

Pasos

1. Escribe el bloque de cifras clave: periodo, ingresos, costes, margen, las tres desviaciones principales con su magnitud, saldo de caja
2. Da al asistente solo este bloque con un prompt para una explicación con una estructura estricta
3. Obtén el texto: qué ha cambiado, dónde están los riesgos, qué acciones tomar, con marcas donde hace falta una causa
4. Sustituye las marcas por causas reales que hayas confirmado y comprueba cada cifra con el bloque
5. Pide que acorte el texto en un tercio y quite las frases genéricas
6. Añade título, fecha y tu nombre, y reléelo con los ojos del propietario: ¿se entiende en un minuto?

Cómo comprobar el resultado

El texto tiene menos de 200 palabras, cada cifra coincide con la fuente, cada desviación tiene una causa confirmada y, tras leerlo, el propietario pregunta por decisiones y no por cifras

Riesgos

• El modelo inventa causas verosímiles para las desviaciones: sin la marca [CAUSA, confirmar] en el prompt no distinguirás lo inventado de los hechos
• Las cifras del borrador a veces están redondeadas o con el signo cambiado, así que compara cada una con la fuente

Datos que se quedan fuera de las herramientas públicas de IA

• Exportaciones del CRM y del ERP con nombres de clientes y empleados: anonimízalas antes de subirlas a un servicio público
• Datos financieros de la empresa antes de su publicación: en un servicio solo dentro de un entorno corporativo o con nombres ficticios
• Claves de API de sistemas y bases de datos: guárdalas en secretos, nunca en celdas ni en prompts

Otras tareas para analistas de datos

• Diseñar un panel de KPI para el propietario del negocio
• Analizar las desviaciones del presupuesto, real frente a plan
• Obtener una fórmula de hoja de cálculo a partir de una petición en lenguaje corriente
• Analizar las reseñas de clientes por temas
• Preparar una revisión de precios de la competencia
• Elaborar una previsión de flujo de caja a 12 semanas
• Resumir un PDF largo
• Preparar la presentación de resultados del trimestre
• Hacer una verificación rápida de una contraparte antes de una operación

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