Explicar os números ao dono do negócio

Analista de dados · Tempo: 15 min · Finanças

Ferramentas para esta tarefa

• ChatGPT $20/mês
• Claude $20/mês
• Copilot no Word $20/mês
• Gemini no Google Docs $14/mês

Prompt

Papel: você é um controller financeiro escrevendo uma explicação curta para o dono de um negócio.
Contexto: período {{período}}. Números-chave: receita {{valor}} (orçado {{valor}}), custos {{valor}} (orçado {{valor}}), margem {{percentual}}%, saldo de caixa {{valor}}. Principais desvios: {{rubrica, valor, escala}}, {{rubrica, valor, escala}}, {{rubrica, valor, escala}}.
Tarefa: escreva a explicação nesta estrutura: 1) O que mudou, duas ou três frases. 2) Onde estão os riscos, três pontos. 3) Ações recomendadas, três pontos com prazos. Use números só deste bloco. Onde for preciso a causa de um desvio, escreva [CAUSA, confirmar] em vez de adivinhar.
Formato: tom profissional, até 200 palavras, sem travessões longos e sem frases de enchimento.

Passos

1. Escreva o bloco de números-chave: período, receita, custos, margem, os três principais desvios com a escala deles, saldo de caixa
2. Dê ao assistente só esse bloco com um prompt para uma explicação em estrutura rígida
3. Obtenha o texto: o que mudou, onde estão os riscos, que ações tomar, com marcações onde é preciso uma causa
4. Troque as marcações por causas reais que você confirmou e confira cada número com o bloco
5. Peça que encurte o texto em um terço e tire frases genéricas
6. Acrescente título, data e o seu nome, e releia com os olhos do dono: dá para entender em um minuto?

Como conferir o resultado

O texto tem menos de 200 palavras, cada número bate com a fonte, cada desvio tem causa confirmada e, depois de ler, o dono pergunta sobre decisões e não sobre números

Riscos

• O modelo inventa causas plausíveis para os desvios: sem a marcação [CAUSA, confirmar] no prompt você não distingue invenção de fato
• Os números do rascunho às vezes vêm arredondados ou com o sinal trocado, então confira cada um com a fonte

Dados que ficam fora das ferramentas públicas de IA

• Exportações do CRM e do ERP com nomes de clientes e funcionários: anonimize antes de enviar a um serviço público
• Dados financeiros da empresa antes da divulgação: em um serviço só dentro de um ambiente corporativo ou com nomes fictícios
• Chaves de API de sistemas e bancos de dados: guarde em cofres de segredos, nunca em células ou prompts

Outras tarefas para analistas de dados

• Desenhar um painel de KPIs para o dono do negócio
• Analisar os desvios do orçamento, realizado versus orçado
• Obter uma fórmula de planilha a partir de um pedido em linguagem comum
• Analisar avaliações de clientes por tema
• Montar uma revisão de preços da concorrência
• Montar uma projeção de fluxo de caixa de 12 semanas
• Resumir um PDF longo
• Montar a apresentação de resultados do trimestre
• Fazer uma verificação rápida de uma contraparte antes de um negócio

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