Analisar os desvios do orçamento, realizado versus orçado

Analista de dados · Tempo: 30 min · Finanças

Ferramentas para esta tarefa

• ChatGPT $20/mês
• Gemini no Google Sheets $14/mês
• Copilot no Excel $20/mês
• Microsoft 365 Copilot $20/mês

Prompt

Papel: você é um controller financeiro.
Contexto: uma tabela de orçamento de {{período}} com colunas rubrica | área | mês | orçado | realizado | desvio | desvio %. A empresa atua em {{setor}}, sazonalidade: {{descrição da sazonalidade ou "nenhuma"}}. Limite de materialidade {{percentual}}% ou {{valor}}.
Tarefa: encontre todos os desvios acima do limite, ordene por valor e para cada um sugira uma hipótese de causa e uma pergunta para o responsável. Marque à parte as rubricas em que o desvio se repete três meses seguidos.
Formato: uma tabela rubrica | área | orçado | realizado | desvio | % | hipótese | pergunta. Depois, uma lista de desvios sistemáticos e um comentário de cinco frases para a diretoria com [CAUSA, confirmar] onde a causa precisar de confirmação. Use números só da tabela.

Passos

1. Prepare uma tabela: rubrica, área, mês, orçado, realizado, com cabeçalhos na primeira linha e sem células mescladas
2. Acrescente colunas com fórmulas para o desvio em valor e em percentual, para o modelo trabalhar com números prontos
3. Dê ao assistente o intervalo com um prompt para encontrar desvios acima de um limite e hipóteses para as causas
4. Obtenha os principais desvios com uma hipótese de causa e uma pergunta para o responsável
5. Confira os dois maiores desvios com os dados de origem e descarte as hipóteses falsas
6. Peça um comentário de cinco frases para a diretoria e troque as hipóteses por causas confirmadas

Como conferir o resultado

Os 5 principais desvios batem com uma ordenação manual, cada causa do comentário foi confirmada pelo responsável e o desvio total fecha com a tabela

Riscos

• O modelo chama um pico sazonal de anomalia e ignora um gasto excessivo sistemático: defina no prompt os limites e o contexto sazonal
• Um orçamento com nomes reais de áreas e rubricas de folha entra em um serviço público anonimizado; dentro de um Workspace ou Copilot corporativo dá para trabalhar com dados reais

Dados que ficam fora das ferramentas públicas de IA

• Exportações do CRM e do ERP com nomes de clientes e funcionários: anonimize antes de enviar a um serviço público
• Dados financeiros da empresa antes da divulgação: em um serviço só dentro de um ambiente corporativo ou com nomes fictícios
• Chaves de API de sistemas e bancos de dados: guarde em cofres de segredos, nunca em células ou prompts

Outras tarefas para analistas de dados

• Desenhar um painel de KPIs para o dono do negócio
• Obter uma fórmula de planilha a partir de um pedido em linguagem comum
• Analisar avaliações de clientes por tema
• Montar uma revisão de preços da concorrência
• Montar uma projeção de fluxo de caixa de 12 semanas
• Explicar os números ao dono do negócio
• Resumir um PDF longo
• Montar a apresentação de resultados do trimestre
• Fazer uma verificação rápida de uma contraparte antes de um negócio

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