Diseñar un panel de KPI para el propietario del negocio

Analista de datos · Tiempo: 40 min · Hojas de cálculo

Herramientas para esta tarea

• ChatGPT $20/mes
• Gemini en Google Sheets $14/mes
• Copilot en Excel $20/mes
• Rows AI Gratis
• Salesforce Einstein Gratis

Prompt

Rol: eres un controller financiero que diseña un panel de KPI para el propietario de un negocio.
Contexto: el negocio {{a qué se dedica}}, las decisiones mensuales del propietario: {{cinco decisiones}}. Datos: {{divisiones o productos}} por mes con columnas de plan y real para ingresos, costes, margen, {{datos adicionales}}. Umbral de materialidad {{porcentaje}}%.
Tarea: diseña el panel: 1) de cinco a siete métricas con la fórmula de cálculo y la decisión a la que sirve cada una, 2) una visualización para cada una (tarjeta, tendencia, tabla de desviaciones) con el motivo de la elección, 3) umbrales de alerta verde y rojo como cifras, 4) un comentario de cinco frases para el propietario sobre los datos actuales con [CAUSA, confirmar] donde la causa necesite confirmación.
Formato: una tabla métrica | fórmula | decisión | visualización | umbrales. Después, la distribución en una pantalla descrita con palabras. Sin rayas largas.

Pasos

1. Anota cinco decisiones que el propietario toma cada mes y las cifras que necesita para ellas
2. Prepara un corte de datos: divisiones o productos por mes con ingresos, costes y margen previstos y reales
3. Da al asistente las decisiones y la estructura de datos con un prompt para diseñar un panel con umbrales
4. Obtén una lista de métricas, visualizaciones y umbrales de alerta con su justificación
5. Monta el panel en Sheets o Excel a partir de la descripción y conéctalo a los datos en vivo con fórmulas
6. Enséñaselo al propietario, anota qué preguntas hace más a menudo y añade métricas para ellas

Cómo comprobar el resultado

Cada métrica del panel sirve a una de las decisiones del propietario, los umbrales verde y rojo están fijados como cifras y el panel se actualiza por fórmula sin copiar a mano

Riesgos

• El modelo propone veinte métricas, la mayoría innecesarias para el propietario: quédate con cinco a siete
• Los datos financieros en una cuenta personal de un servicio de terceros son una fuga, así que monta el panel en el espacio de trabajo corporativo

Datos que se quedan fuera de las herramientas públicas de IA

• Exportaciones del CRM y del ERP con nombres de clientes y empleados: anonimízalas antes de subirlas a un servicio público
• Datos financieros de la empresa antes de su publicación: en un servicio solo dentro de un entorno corporativo o con nombres ficticios
• Claves de API de sistemas y bases de datos: guárdalas en secretos, nunca en celdas ni en prompts

Otras tareas para analistas de datos

• Analizar las desviaciones del presupuesto, real frente a plan
• Obtener una fórmula de hoja de cálculo a partir de una petición en lenguaje corriente
• Analizar las reseñas de clientes por temas
• Preparar una revisión de precios de la competencia
• Elaborar una previsión de flujo de caja a 12 semanas
• Explicar las cifras al propietario del negocio
• Resumir un PDF largo
• Preparar la presentación de resultados del trimestre
• Hacer una verificación rápida de una contraparte antes de una operación

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